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    Les Studios Moment Factory Inc.

    Coordonnateur(trice) de studio / Réception

    Publiée le 11 janvier 2018

    Les Studios Moment Factory Inc.

    English version below


    Le Coordonnateur de studio - Réception a pour mandat principal de répondre aux intervenants internes et externes de Moment Factory ainsi que d’assurer une saine gestion et présentation du studio. Il doit assurer la réception des appels, des clients et des visiteurs, et doit s’assurer de la disponibilité des fournitures et du matériel nécessaires au bon fonctionnement des lieux.

    FONCTIONS ET RESPONSABILITÉS

    1. Effectuer la réception de façon globale et plus particulièrement :

    • Prendre les appels et accueillir les personnes qui se présentent au studio;
    • Préparer et coordonner les envois et réceptions incluant le service de messagerie, les livraisons de marchandise et le service postal;
    • Gérer les réservations des ressources internes (calendriers, salles de conférence, black box);
    • Gérer, faire l’inventaire et commander des fournitures diverses auprès des fournisseurs, incluant les cartes d’affaires des employés, les fournitures de bureau et d’imprimantes, les fournitures de cuisine, etc.;
    • Assurer l'ordre et la propreté des lieux communs 

    2. Assister la Responsable du studio et l’entreprise dans diverses tâches et fonctions administratives :

    • Validation de factures;
    • Traduction et révision de textes et documents;
    • Accueil et intégration des nouveaux employés;
    • Gestion et distribution des listes de contacts internes;
    • Gestion des courriels et annonces générales internes;
    • Préparer les envois de documentation répondant aux demandes du marketing et des communications ;
    • Support occasionnel à l’organisation des voyages et déplacements des équipes de projet;
    • Toutes autres tâches nécessaires.

    3. En charge des activités internes MF Life, tels que les 5 à 7 thématiques mensuels, partys et sorties annuelles :

    • Présenter un plan annuel avec un budget préétablis en collaboration avec la responsable du studio;
    • Assurer la logistique générale de l’évènement (coordination, réservation et production, être le point central de toutes les étapes d’organisation de l’évènement, présence à l’évènement, etc.).

    4. Diverses tâches administratives connexes en support aux équipes.

    EXIGENCES DU POSTE & QUALITÉS REQUISES

    • Diplôme d’études collégiales (DEC)en communication, administration, gestion ou en arts visuels;
    • Expérience de 1 an dans un poste de coordination/accueil;
    • Bilinguisme français et anglais, autant à l’oral qu’à l’écrit;
    • Maitrise des logiciels de la suite MS Office (Word, Excel, etc.), Google Apps et Keynote;
    • Connaissance des plateformes MAC et PC;
    • Expérience dans un domaine connexe aux arts visuels et du milieu du multimédia un atout;
    • Connaissance de Google + un atout.

    QUALITÉS

    • Entregent, attitude positive empreinte de professionnalisme et bonne communication;
    • Souci du détail, bonne gestion des priorités et débrouillardise;
    • Autonomie, initiative, capacité d’adaptation et fortes habiletés organisationnelles;
    • Capacités démontrées à mener plusieurs projets simultanément, à travailler sous pression et en équipe;
    • Bon sens des responsabilités et capacité à respecter les échéanciers;
    • Ponctualité et fiabilité


    CONDITIONS DE TRAVAIL DIVERSES
    Capacité à travailler dans un environnement bruyant et achalandé, en constante évolution;

    Soumettez dès maintenant votre candidature!
    Nous communiquerons seulement avec les candidats sélectionnés.

    NOTE : Veuillez noter que la forme masculine utilisée désigne aussi bien les femmes que les hommes. Le genre masculin est utilisé sans aucune discrimination et dans le seul but d’alléger le texte.

    Studio Coordinator / Reception

    The Studio Coordinator / Reception’s primary mandate is to respond to internal and external parties of Moment Factory and ensure good management and presentation of the studio. The coordinator takes care of receiving the phone calls, greeting the visitors and clients and ensure availability of supplies and equipment necessary for the good operation of the studio.

    TASKS & RESPONSIBILITIES

    1. In charge of Reception in general, but more specifically :

    • Take the calls and welcome guests arriving at the studio;
    • Prepare and coordinate sending and receiving of messenger service, merchandise delivery and postal services;
    • Manage reservations and internal resources (calendars, conference rooms, black box);
    • Manage, take inventory and order different supplies such as business cards, office and printing supplies, kitchen supplies, etc.
    • Ensure order and cleanliness in shared spaces


    2. Assist the Office Manager and the Company in different tasks and administratives functions :

    • Invoice validation;
    • Translation and correction of different documents;
    • Welcoming and integration of new employees;
    • Managing and distribution of internal contact lists;
    • Managing of internal emails and general announcements;
    • Prepare documents expedition to answer Communications and Marketing’s demands;
    • Occasionnal support to help plan and book traveling for project’s teams;
    • Any other necessary tasks.


    3. In charge of all the internal MF Life activities, such as montly 5 à 7, parties and annual activities :

    • Present an annual plan based on an established budget, in collaboration with the Office Manager;
    • Provide general logistics of the event (coordination, booking and production, be the main contact of all the event's organizing stages, presence at the event , etc.)


    4. Various related administrative tasks in support of the teams.

    POSITION’S REQUIREMENTS AND REQUIRED QUALITIES

    • College degree in communication, administration, management or visual arts;
    • 1 year of experience as a coordinator/receptionist;
    • Bilingual French and English, spoken and written;
    • Advanced knowledge of MS Office, Google Apps and Keynote;
    • Knowledge of MAC and PC environment;
    • Knowledge of Google + an asset;
    • Experience in visual art or multimedia related field an asset;


    QUALITIES

    • Strong interpersonal skills, positive attitude and profesionalism, good ability to communicate;
    • Detail oriented, good managing of priorities and resourcefulness
    • Autonomy, initiative, adaptability and strong organizational skills;
    • Demonstrated ability to lead multiple projects simultaneously, work under pressur and good team work;
    • Strong sense of responsibility and respect timelines;
    • Punctual and reliable


    SPECIAL WORK CONDITIONS
    Ability to work in a noisy and busy environment, in constant evolution.

    Please send us your application now!
    We will contact you if your candidacy is selected.

    NOTE: The masculine is used in this publication without prejudice for the sake of conciseness.

    Pour postuler

    Si ce poste vous intéresse, vous pouvez envoyer votre CV :

    À propos de Les Studios Moment Factory Inc.

    Based in Montreal, Moment Factory specializes in creating “unforgettable moments” for its audiences across the world. Made and managed by young and creative minds, visionary artists and visual wizards, Moment Factory is now among the world leaders of multimedia events with more than 350 shows and installations. Thanks to a strong technological element in its designs and a multimedia approach, Moment Factory is giving birth to a new form of presentation as well as contributing to the development of the visual arts as a whole.

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